Adatvédelmi tájékoztató

1. Az adatkezelő adatai

A jelen tájékoztatóban leírt adatkezelésekért az alábbi adatkezelő felel. Kérdés vagy kérés esetén az itt megadott elérhetőségeken fordulhatsz hozzánk.

Adatkezelő

Könyvelve Digital Kft.

Székhely

1047 Budapest, Wolfner utca 4. 7. em. 713. ajtó

Cégjegyzékszám

01-09-470426

Adószám

33126209-2-41

E-mail-cím

hello@konyvelve.hu

Kapcsolatfelvétel („Írj nekünk”)

A weboldalon üzenetet küldhetsz nekünk az e-mail címed és a kérdésed megadásával. Az adatokat kizárólag a megkeresésed kezelésére használjuk, az egyes célokhoz külön jogalapot rendelve:

• Szerződéskötésre irányuló megkeresés (például konkrét ajánlatkérés): a jogalap a szerződés megkötését megelőző, a te kérésedre történő lépések megtétele (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). Ezt a jogalapot csak akkor alkalmazzuk, ha az adatkezelés objektíven szükséges az általad kért lépés megtételéhez.
• Általános kérdés, visszajelzés vagy egyéb, nem szerződésre irányuló megkeresés: a jogalap a jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). A jogos érdek a hozzánk érkező megkeresések érdemi megválaszolása és a szolgáltatásunkkal kapcsolatos kapcsolattartás.
• Spam- és visszaélésmegelőzés: a visszaélések megelőzése érdekében a beküldéshez használt IP-címből titkos kulcs alkalmazásával technikai azonosítót képzünk. Az azonosító kizárólag a rövid időn belüli ismételt beküldések felismerésére szolgál, és 24 óra elteltével automatikusan törlésre kerül. Az adatkezelés jogalapja a weboldal és az üzenetküldő rendszer biztonságos működéséhez fűződő jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Az így képzett azonosító álnevesített adatnak minősül, ezért a megőrzési időn belül személyes adatként kezeljük.

Az e-mail-cím és az üzenet megadása szükséges ahhoz, hogy a megkeresésedet meg tudjuk válaszolni; ezek hiányában nem tudunk válaszolni.

Jelentkezés a Karrier oldalon

A Karrier oldalon a „Jelentkezés” gombra kattintva e-mailt küldhetsz nekünk a hello@konyvelve.hu címre, amelyhez önéletrajzot és egyéb, magadról szóló információt is csatolhatsz. Az adatokat az egyes célokhoz külön jogalapot rendelve kezeljük:

• A jelentkezésed elbírálása és a kapcsolattartás: mivel a kiválasztási folyamat a te saját kezdeményezésedre indul, a jogalap a munkaviszony létesítését megelőző, a te kérésedre történő lépések megtétele (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont).
• A kiválasztási folyamat dokumentálása és a jogi igények kezelése: ezt önálló célként, szükség szerint a jogos érdekünk alapján kezeljük (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont).
• Megőrzés későbbi pozíciókra: a jelentkezésedet egy adott pozíció betöltésén túl kizárólag a külön, önkéntes hozzájárulásod alapján őrizzük meg (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont), az abban meghatározott ideig; a hozzájárulást bármikor visszavonhatod.

• Kezelt adatok: a jelentkezésedben és az önéletrajzodban általad megadott adatok (jellemzően név, elérhetőség, végzettség és szakmai tapasztalat), valamint a kiválasztás során általunk készített megjegyzések és értékelések; ezek is a személyes adataidnak minősülnek.
• Adatfeldolgozó: a Google Ireland Limited (Google Workspace; a hello@konyvelve.hu postafiók és a beérkező levelek kezelése).
• Megőrzés: ha nem kerülsz kiválasztásra, a jelentkezésedet a kiválasztási folyamat lezárultakor töröljük. Jövőbeni pozíciókra csak a külön hozzájárulásoddal, az abban megadott ideig őrizzük meg.
• Amit nem kérünk: a kiválasztáshoz csak a munkakör szempontjából lényeges adatokra van szükségünk, ezért fényképet nem kérünk, és kérjük, különleges kategóriájú adatot (például egészségügyi adatot) se küldj. Ha az önéletrajzod mégis tartalmaz ilyet, az a jelentkezésed elbírálását nem befolyásolja: ezeket az adatokat a kiválasztás során nem vesszük figyelembe, külön nem rögzítjük és nem továbbítjuk. A külön fájlban küldött ilyen tartalmat haladéktalanul töröljük; az önéletrajzba ágyazott adat a jelentkezéseddel együtt, a kiválasztási folyamat lezárultakor törlődik.
• Adatszolgáltatás: a jelentkezéshez az adatok megadása önkéntes, azonban ezek (különösen az önéletrajz) hiányában a jelentkezésedet nem tudjuk elbírálni.

A jelentkezésed törlését bármikor kérheted a hello@konyvelve.hu címen.

A Könyvelve.hu alkalmazás

A könyvelési szolgáltatást a Könyvelve.hu webes alkalmazásán (app.konyvelve.hu) keresztül nyújtjuk. Az alkalmazásban vállalkozást rögzíthetsz, dokumentumokat tölthetsz fel és üzenetet válthatsz a könyvelőddel. A szolgáltatás nyilvános indulásáig az alkalmazásban nem lehet regisztrálni: fiókot kizárólag mi hozunk létre, a várólistára feliratkozókat pedig az indulásról e-mailben értesítjük.

• Fiókadatok: név, e-mail-cím, telefonszám, profilkép és a jelszó visszafejthetetlen (hash) formában; a meghívások és a fiókhoz tartozó vállalkozások; ha bekapcsolod a hitelesítő alkalmazást, annak titkos kulcsa titkosítva, a helyreállító kódjaid pedig visszafejthetetlen (hash) formában.
• Képviselők és kapcsolattartók adatai: az ügyfél-vállalkozás képviselőjének, meghatalmazottjának és kapcsolattartóinak neve, beosztása, e-mail-címe és telefonszáma, a szerződés teljesítése és a kapcsolattartás céljából. Ha a kapcsolattartó nem maga az ügyfél, az adatkezelés jogalapja a mi és az ügyfél jogos érdeke a szerződés teljesítésében (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont); a kapcsolattartó ez ellen tiltakozhat. Ezeket az adatokat a szerződés megszűnését követő 5 évig, a polgári jogi igények elévüléséig őrizzük meg.
• A vállalkozás adatai: cégnév, adószám, székhely, bankszámlaszám, adózási mód és a könyveléshez szükséges egyéb adatok; egyéni vállalkozó esetén ezek a te személyes adataid.
• Feltöltött dokumentumok és könyvelési adatok: számlák, nyugták, bankszámlakivonatok, szerződések és egyéb bizonylatok, valamint az ezekből kinyert adatok. Ezek harmadik személyek (például üzleti partnereid) adatait is tartalmazhatják.
• Alkalmazottak adatai: ha a szolgáltatás bérszámfejtést vagy munkaügyi ügyintézést is tartalmaz, az alkalmazottaid személyes adatai (például név, születési adatok, anyja neve, lakcím, adóazonosító jel, TAJ-szám, bankszámlaszám, munkaügyi dokumentumok és jelenléti ív).
• Üzenetek: a könyvelőddel váltott üzenetek és csatolmányaik.
• Technikai adatok: a bejelentkezéshez és a visszaélések megelőzéséhez szükséges adatok (például a bejelentkezés időpontja és a túl sok próbálkozás kiszűréséhez néhány percig tárolt IP-cím), a kétlépcsős azonosításhoz e-mailben küldött belépési kód visszafejthetetlen (hash) formában, a megbízható eszközeid listája (a böngésző és az operációs rendszer neve, például „Safari, macOS”, valamint a hozzáadás és az utolsó használat időpontja), a munkatársaink által az alkalmazásban végzett módosító műveletek naplója, valamint a rendszer működési naplói; megőrzésüket a 4. pont tartalmazza.

• Jogalap: ha te magad vagy a szerződő fél (egyéni vállalkozóként), a fiók és a szolgáltatás nyújtásához szükséges adatok kezelése a veled kötött szerződés teljesítéséhez szükséges (GDPR 6. cikk (1) bekezdés b) pont). Ha a szerződő fél egy társaság, és te annak ügyvezetőjeként, munkatársaként vagy megbízottjaként használod az alkalmazást, a fiókadataid kezelésének jogalapja a mi és az ügyfél-társaság jogos érdeke a szerződés teljesítésében és a kapcsolattartásban (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). Az érdekmérlegelés szerint ez az adatkezelés a munkaköröd ellátásához szorosan kapcsolódik, számodra ésszerűen várható, csak a feladathoz szükséges adatokra terjed ki, és a jogaidat nem korlátozza aránytalanul; ellene a saját helyzeteddel kapcsolatos okból tiltakozhatsz, az érdekmérlegelés összefoglalóját pedig kérésedre rendelkezésedre bocsátjuk. Az ügyfél-átvilágítás adatainak kezelését és megőrzését jogszabály írja elő (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont; Pmt. 7–14. és 56–58. §). A biztonsági mentés, a visszaélések megelőzése és a saját teljesítésünket igazoló iratok megőrzése a jogos érdekünkön alapul (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont). A számviteli iratokat nem saját jogon, hanem a te nevedben, adatfeldolgozóként tároljuk (lásd lent).
• Harmadik személyek adatai, adatfeldolgozói szerep: az alkalmazottaid, az üzleti partnereid és más harmadik személyek általad átadott adatait (például a bérszámfejtéshez, a számlák könyveléséhez) nem a saját céljainkra, hanem a te adatkezelői utasításod alapján, adatfeldolgozóként kezeljük (GDPR 4. cikk 8. pont, 28. cikk). Ebben a körben te vagy az adatkezelő, mi a te nevedben járunk el; az adatfeldolgozás részletes feltételeit az ÁSZF 1. számú melléklete, az adatfeldolgozási megállapodás rögzíti. Ezen adatok jogszerű átadásáért, az átadás jogalapjáért és az érintettek tájékoztatásáért te felelsz; az érintettek jogainak teljesítésében közreműködünk, a hozzánk érkező kérelmet továbbítjuk neked.
• Automatikus adatkinyerés: a feltöltött dokumentumokból a számla- és bizonylatadatokat mesterséges intelligencia segítségével (OpenAI) nyerjük ki, hogy ne kelljen kézzel begépelni őket. A kinyert adatok a könyvelés alapjául szolgálnak; rólad szóló, joghatással járó döntést ezek alapján automatikusan nem hozunk. Az OpenAI a feltöltött tartalmat a saját modelljei tanítására nem használja.
• Hatósági iratok, adattovábbítás hatóságoknak: az állandó meghatalmazás alapján a Cégkapun vagy az ügyfélkapun érkező adóhatósági iratokat átvesszük és az alkalmazásban tároljuk; a bevallásokat és adatszolgáltatásokat az adóhatósághoz, az önkormányzati adóhatósághoz és más, jogszabályban meghatározott szervekhez továbbítjuk. Bíróság, hatóság vagy más, jogszabály alapján erre jogosult szerv megkeresésére a kért adatokat kiadjuk, és erről, ha jogszabály nem tiltja, tájékoztatunk. Ha a meghatalmazás a szerződés megszűnése után bármilyen okból nem kerül visszavonásra, az ezt követően érkező iratokat nem dolgozzuk fel, azokat a visszavonásig zároltan tároljuk, és a meghatalmazás visszavonását magunk is kezdeményezzük.
• Adatszolgáltatás: a fiókadatok és a könyveléshez szükséges adatok megadása a szolgáltatás igénybevételének feltétele.

Ügyfél-átvilágítás (Pmt.)

Könyvviteli szolgáltatóként a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (Pmt.) hatálya alá tartozunk (Pmt. 1. § (1) bekezdés h) pont), ezért a szerződéskötéskor és az üzleti kapcsolat fennállása alatt ügyfél-átvilágítást végzünk, és az Európai Unió és az ENSZ Biztonsági Tanácsa által elrendelt pénzügyi és vagyoni korlátozó intézkedések végrehajtásáról szóló 2017. évi LII. törvény (Kit.) alapján szankciós szűrést is végzünk. Ebben a körben önálló adatkezelők vagyunk: az adatkezelés a ránk vonatkozó jogi kötelezettség teljesítéséhez szükséges (GDPR 6. cikk (1) bekezdés c) pont; Pmt. 6–14. §, Kit. 3. §, valamint a tényleges tulajdonosi nyilvántartásról szóló 2021. évi XLIII. törvény). A Pmt. szerinti kötelezettségeink teljesítésének részletes rendjét a Pmt. 65. §-a alapján elkészített belső szabályzatunk tartalmazza.

• Érintettek: egyéni vállalkozó ügyfél esetén maga az ügyfél; társas vállalkozás esetén a képviseletére jogosult személy és a tényleges tulajdonos(ok); minden esetben az ügyfél nevében eljáró meghatalmazott és rendelkezésre jogosult személy.
• Kezelt adatok: a Pmt. 7. § szerinti azonosító adatok (családi és utónév, születési név, állampolgárság, születési hely és idő, anyja születési neve, lakcím, az azonosító okmány típusa és száma); a személyazonosság ellenőrzéséhez bemutatott okmányok másolata, a lakcímkártya személyi azonosítót tartalmazó hátoldala kivételével; társas vállalkozásnál a cég adatai és a képviseleti jogosultságot igazoló, 30 napnál nem régebbi okirat; a tényleges tulajdonosra vonatkozó adatok és nyilatkozat, valamint a tényleges tulajdonosi nyilvántartásból végzett lekérdezés eredménye; a kiemelt közszereplői státuszra vonatkozó nyilatkozat; az üzleti kapcsolat célja, jellege és a kockázati besorolás annak indokával; a Pmt.-ben meghatározott esetekben a pénzeszköz és a vagyon forrására vonatkozó nyilatkozat és az azt igazoló iratok.
• Hogyan végezzük: az azonosítás online történik: az adatokat és az okmánymásolatokat az alkalmazásban töltöd fel vagy az azonosított e-mail-címedről küldöd (egyszerűsített, illetve a kockázati besorolástól függő átvilágítás). Az adatokat nyilvános és számunkra hozzáférhető nyilvántartásokban (cégnyilvántartás, tényleges tulajdonosi nyilvántartás) ellenőrizzük, a kiemelt közszereplői státuszt és a szankciós listákon való szereplést az üzleti kapcsolat létesítésekor és a listák változásakor szűréssel vizsgáljuk, az üzleti kapcsolatot folyamatosan figyelemmel kísérjük, és a kockázati besorolást legalább évente felülvizsgáljuk. Ha az átvilágítást nem tudjuk teljeskörűen elvégezni, az üzleti kapcsolatot a Pmt. 13. §-a alapján nem hozhatjuk létre, illetve meg kell szüntetnünk.
• Célhoz kötöttség: a Pmt. alapján birtokunkba jutott személyes adatokat, ideértve a pénzeszköz és a vagyon forrására vonatkozó információkat is, kizárólag a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzése és megakadályozása érdekében végrehajtandó feladataink céljából, az azok ellátásához szükséges mértékben ismerhetik meg és kezelhetik az e feladatok ellátásában közreműködő vezetőink és munkatársaink (Pmt. 56. § (1) bekezdés). Ezeket az adatokat más célra, így különösen marketingre nem használjuk.
• Megőrzés: a Pmt. alapján birtokunkba jutott személyes adatokat, a személyes adatnak nem minősülő adatokat (ideértve az elektronikus azonosítás során keletkezett adatokat is), az okiratokat és másolataikat, a bejelentés és az adatszolgáltatás teljesítését igazoló iratokat, valamint az üzleti kapcsolattal összefüggésben keletkezett minden egyéb adatot és iratot az üzleti kapcsolat megszűnésétől számított 8 évig kezeljük és őrizzük meg (Pmt. 56. § (2) bekezdés, 57. § (1)–(2) bekezdés); a szankciós szűrések időpontját és eredményét a szűréstől számított 8 évig. A felügyeletet ellátó szerv, a pénzügyi információs egység, a nyomozó hatóság, az ügyészség, a Nemzeti Vagyonvisszaszerzési és Vagyonvédelmi Hivatal vagy a bíróság megkeresésére az adatokat és okiratokat a megkeresésben meghatározott ideig, de legfeljebb az üzleti kapcsolat megszűnésétől számított 10 évig őrizzük meg; erre kizárólag folyamatban lévő vagy megindítandó eljárás érdekében kerülhet sor, és az eljárás jogerős lezárását vagy meghiúsulását követően, amelyről a megkereső szerv értesít minket, az adatokat töröljük (Pmt. 58. § (1)–(3) bekezdés). A megőrzési határidő lejártát követően az adatokat, okiratokat és másolataikat haladéktalanul töröljük, illetve megsemmisítjük (Pmt. 57. § (4) bekezdés).
• Adattovábbítás: a Pmt.-ben meghatározott esetekben a kijelölt személyünk bejelentést tesz a pénzügyi információs egységnek (a NAV Pénzmosás és Terrorizmusfinanszírozás Elleni Iroda), és megkeresésére adatot szolgáltat (Pmt. 30. §, 42. §); szankciós listán szereplő személy egyezése esetén a Kit. szerinti bejelentést tesszük; ha a tényleges tulajdonosi nyilvántartásban tárolt adattól érdemben eltérő adatot rögzítünk, azt eltérésjelzésként 5 munkanapon belül jelezzük a nyilvántartó szervnek. A bejelentés tényéről és tartalmáról az érintettet a Pmt. alapján nem tájékoztathatjuk; ebben a körben az érintetti jogok a GDPR 23. cikkével összhangban korlátozottak.
• Közreműködési és változásbejelentési kötelezettség: az ügyfél-átvilágításhoz szükséges adatok megadása és az okiratok bemutatása jogszabályi kötelezettség, ennek hiányában az üzleti kapcsolatot nem hozhatjuk létre, illetve nem tarthatjuk fenn. Az átvilágítás során megadott adatokban, így a tényleges tulajdonos személyében bekövetkezett változást a tudomásszerzéstől számított 5 munkanapon belül jelezned kell (Pmt. 12. § (3) bekezdés).

Ha az ügyfelünk alkalmazottja vagy üzleti partnere vagy

Előfordulhat, hogy az adataidat nem te adtad meg nekünk, hanem a munkáltatód vagy az üzleti partnered, akinek a könyvelését végezzük: például a bérszámfejtéshez szükséges adataidat, vagy a nevedre kiállított, illetve általad kiállított számlákat. Ezekben az esetekben nem mi döntünk az adatkezelés céljáról: az adatkezelő a munkáltatód vagy az üzleti partnered, mi az ő utasítása alapján, adatfeldolgozóként dolgozzuk fel az adatokat a könyveléshez, a bérszámfejtéshez és a bevallásokhoz.

• Jogaid gyakorlása: a hozzáférés, helyesbítés, törlés és a többi érintetti jog iránti kérelmedet elsősorban az adatkezelőhöz, vagyis a munkáltatódhoz vagy az üzleti partneredhez fordulva gyakorolhatod. Ha nekünk írsz, kérelmedet haladéktalanul továbbítjuk neki, és a teljesítésében közreműködünk.
• Megőrzés: az adatokat az adatkezelővel kötött szerződés fennállásáig, azt követően az ő utasítása szerint visszaadjuk vagy töröljük; a számviteli iratok megőrzése az adatkezelőt, vagyis a munkáltatódat vagy az üzleti partneredet terheli, ezért azokat neki adjuk vissza, nem őrizzük tovább. Önálló adatkezelőként csak az ügyfél-átvilágítás Pmt. szerinti adatait és a saját teljesítésünket igazoló iratokat őrizzük meg a 4. pont szerint.
• Adatfeldolgozók: az adatokat ugyanazok a további adatfeldolgozók kezelik, mint az ügyfelünk saját adatait (lásd az „Adatfeldolgozók és adattovábbítás” pontot).

Robotszűrés

A várólista-feliratkozás és a kapcsolatfelvétel („Írj nekünk”) űrlapján, valamint az alkalmazás regisztrációs, elfelejtett jelszó és megerősítő e-mail újraküldése űrlapjain a Cloudflare Turnstile szolgáltatással ellenőrizzük, hogy az űrlapot ember küldi-e be, nem pedig automatizált program. Az ellenőrzés többnyire a háttérben fut le; csak gyanús esetben kér egy kattintást.

• Kezelt adatok: az IP-cím, a böngésző és az eszköz technikai jellemzői (például a böngésző típusa, beállításai és képességei), valamint az ellenőrzéssel kapcsolatos interakció (például a kattintás).
• Cél és jogalap: a weboldal és az alkalmazás védelme az automatizált visszaélésekkel szemben, így a tömeges álfeliratkozások, álregisztrációk és a mások e-mail-címére kéretlenül küldött levelek megelőzése. A jogalap a szolgáltatás biztonságos működéséhez fűződő jogos érdekünk (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont).
• Adatfeldolgozó: Cloudflare, Inc. Mi csak az ellenőrzés eredményét kapjuk meg, az ellenőrzéshez használt adatokat nem tároljuk.
• Sütik: a robotszűrő nem helyez el sütit.
• Adatszolgáltatás: ha az ellenőrzés nem fut le (például mert a böngésződ vagy egy bővítmény letiltja), az űrlapot nem tudjuk fogadni; ilyenkor írj a hello@konyvelve.hu címre.

2. A kezelt személyes adatok köre

Jelenleg, a szolgáltatás nyilvános indulása előtt, elsősorban a várólista-feliratkozáshoz, a kapcsolatfelvételhez és a Karrier oldalon leadott jelentkezésekhez kapcsolódó adatokat kezeljük, amelyeket a fenti pontok részleteznek (várólista esetén: név és e-mail cím, valamint opcionálisan a vállalkozás neve és a megjelölt csomag iránti érdeklődés; kapcsolatfelvétel esetén: e-mail-cím és üzenet; jelentkezés esetén: az önéletrajzodban megadott adatok), valamint a hozzájárulásod esetén a weboldal látogatottságának méréséhez szükséges adatokat (lásd a „Cookie-k (sütik)” pontot). Az alkalmazásban ebben az időszakban kizárólag az általunk létrehozott fiókokhoz kapcsolódó adatokat kezeljük, az „A Könyvelve.hu alkalmazás” pontban leírtak szerint. A szolgáltatás nyilvános indulásakor a tájékoztatót szükség szerint frissítjük, és a változást az új adatkezelés megkezdése előtt közzétesszük.

3. Az adatkezelés célja és jogalapja

A jelenlegi adatkezelés célja a várólistával kapcsolatos kapcsolattartás és a szolgáltatás indulásáról szóló értesítés; ennek jogalapja a hozzájárulásod (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont). A kapcsolatfelvétel, a karrier-jelentkezés, az alkalmazás használatának és a robotszűrésnek a célját és jogalapját a fenti „Kapcsolatfelvétel”, „Jelentkezés a Karrier oldalon”, „A Könyvelve.hu alkalmazás” és „Robotszűrés” pontok, a weboldal látogatottságának mérését (Google Analytics, hozzájárulás alapján) a „Cookie-k (sütik)” pont részletezi.

4. Az adatkezelés időtartama

A megőrzési időt az egyes célokhoz külön rendeljük:

• Várólista: a szolgáltatásra való regisztrációig, illetve a hozzájárulásod visszavonásáig; ha egyik sem következik be, legkésőbb a szolgáltatás elindulásától számított 12 hónapig. Ha a megerősítő linket nem nyitod meg, a meg nem erősített feliratkozást, amelyet addig csak a megerősítés céljából tárolunk, a beküldéstől számított 30 nap után automatikusan töröljük.
• Kapcsolatfelvétel (üzenetek): a beküldéstől számított 90 napig, ezt követően automatikusan töröljük. Ha a megkeresés szerződéskötéshez vezet, a kapcsolódó adatokat a szerződéses jogviszonyra és a számviteli bizonylatokra irányadó megőrzési idő szerint kezeljük.
• Látogatottság mérése (Google Analytics): az eseményadatokat 14 hónapig őrizzük meg; a sütik élettartamát a Süti-tájékoztató tartalmazza.
• Spam-megelőzési technikai azonosító: a beküldéstől számított 24 óra, ezt követően automatikusan törlődik.
• Karrier-jelentkezés: a kiválasztási folyamat lezárultakor töröljük; jövőbeni pozíciókra csak a külön hozzájárulásoddal, az abban megadott ideig őrizzük meg.
• Alkalmazás, fiókadatok: a szerződés fennállása alatt, illetve a fiók törléséig; a szerződéses jogviszonnyal összefüggő adatokat ezt követően a polgári jogi igények elévülési idejéig (5 év) őrizzük meg.
• Belépési kódok és megbízható eszközök: az e-mailben küldött belépési kód 10 percig érvényes, és felhasználás után töröljük; a megbízható eszköz a hozzáadástól számított 30 napig érvényes. A megbízható eszközeidet a fiókod Biztonság oldalán bármikor törölheted, jelszó-visszaállításkor, e-mail-cím-változtatáskor és a hitelesítő alkalmazás kikapcsolásakor pedig mindet, jelszóváltoztatáskor az éppen használt eszköz kivételével mindet töröljük. A fiók törlésével ezek az adatok is törlődnek.
• Ügyfél-átvilágítás (Pmt.): az ügyfél-átvilágítás során birtokunkba jutott személyes adatokat, az egyéb adatokat és az okiratok másolatát az üzleti kapcsolat megszűnésétől számított 8 évig őrizzük meg (Pmt. 56. § (2) bekezdés, 57. § (1)–(2) bekezdés); a felügyeleti szerv, a pénzügyi információs egység, a nyomozó hatóság, az ügyészség, a Nemzeti Vagyonvisszaszerzési és Vagyonvédelmi Hivatal vagy a bíróság megkeresésére a megkeresésben meghatározott ideig, de legfeljebb 10 évig, az eljárás lezárultával pedig töröljük (Pmt. 58. § (1)–(3) bekezdés). A megőrzési idő lejártát követően az adatokat és okiratokat haladéktalanul töröljük, illetve megsemmisítjük (Pmt. 57. § (4) bekezdés). Részletek: „Ügyfél-átvilágítás (Pmt.)” pont.
• Harmadik személyek általad átadott adatai: adatfeldolgozóként a szerződés megszűnéséig, azt követően az adatfeldolgozási megállapodás szerint a választásod alapján visszaadjuk vagy töröljük (GDPR 28. cikk (3) bekezdés g) pont). Kivétel csak az, amit jogszabály kifejezetten ránk nézve rendel megőrizni; a számviteli iratok megőrzése nem ilyen, az a te kötelezettséged, ezért azokat visszaadjuk.
• Számviteli iratok: a számviteli törvény szerinti megőrzési kötelezettség a gazdálkodót, vagyis az ügyfelünket terheli: a beszámolót, az üzleti jelentést, az azokat alátámasztó leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot és a naplófőkönyvet vagy más nyilvántartást, valamint a könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatokat legalább 8 évig kell megőrizni (2000. évi C. törvény 169. § (1)–(2) bekezdés). Ezeket az iratokat az ügyfél nevében, az adatfeldolgozási megállapodás szerint tároljuk, és a szerződés megszűnésekor az ügyfél választása szerint visszaadjuk vagy töröljük. Saját, önálló adatkezelőként kizárólag azt őrizzük meg, amit jogszabály ránk nézve ír elő (az ügyfél-átvilágítás adatait a Pmt. szerint), valamint a szerződés teljesítését igazoló saját iratainkat (a megbízás, az általunk készített és benyújtott bevallások másolata, a benyújtás igazolása) a polgári jogi igények elévüléséig, 5 évig, jogos érdekünk alapján (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont).
• Naplók: a munkatársaink által végzett módosító műveletek naplóját (ki, mikor, melyik ügyfélnél, milyen műveletet végzett) a keletkezésétől számított 5 évig, a polgári jogi igények elévüléséig őrizzük meg a visszaélések felderítése és a szerződésszerű teljesítés igazolása érdekében; a túl sok próbálkozás kiszűréséhez használt IP-címet néhány percig; a rendszer működési (hiba- és teljesítmény-) naplóit, amelyek IP-címet tartalmazhatnak, 30 napig. Ha egy napló konkrét biztonsági esemény vagy jogi igény vizsgálatához szükséges, azt az eljárás lezárultáig megőrizzük.
• Biztonsági mentések: a napi adatbázis-mentéseket 90 napig, a havi adatbázis-mentéseket 12 hónapig őrizzük meg. A törölt fájlokat 30 napig még visszaállíthatóan megtartjuk, a biztonsági mentésből pedig további 90 nap alatt törlődnek, így a törlést követően legfeljebb 120 napig maradnak meg. A mentéseket titkosított formában tároljuk, és kizárólag adatvesztés utáni visszaállításra használjuk.

5. Adatfeldolgozók és adattovábbítás

Feladataink ellátásához adatfeldolgozókat veszünk igénybe. Jelenleg ezek:

• Cloudflare, Inc.: a weboldal hosztingja, a várólista-adatbázis és az űrlapok robotszűrése (Cloudflare Turnstile).
• Plus Five Five, Inc., Resend szolgáltatás: a várólistával kapcsolatos és egyéb tranzakciós e-mailek, valamint az alkalmazás értesítő e-mailjeinek kiküldése; az új üzenetekről szóló értesítés az üzenet szövegéből is idéz. A szolgáltató az e-mail-címet, az e-mail tartalmát, valamint a kézbesítéssel kapcsolatos technikai és metaadatokat az Egyesült Államokban is kezelheti. A harmadik országba történő adattovábbításra az alkalmazandó adattovábbítási garanciák, így különösen az EU-USA adatvédelmi keretrendszer és az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek alapján kerülhet sor.
• Google Ireland Limited (Google Workspace): a hello@konyvelve.hu postafiók és a beérkező levelek kezelése.
• Google Ireland Limited (Google Analytics): a weboldal látogatottságának mérése, kizárólag a hozzájárulásod esetén.
• Render Services, Inc.: az alkalmazás szerverének és adatbázisának üzemeltetése, frankfurti (EU) adatközpontban.
• Cloudflare, Inc. (R2): az alkalmazásba feltöltött dokumentumok tárolása, az Európai Unió területére korlátozott tárhelyen.
• OpenAI Ireland Limited: a feltöltött dokumentumokból a számla- és bizonylatadatok automatikus kinyerése. A szolgáltató az adatokat az Egyesült Államokban is kezelheti, és a visszaélések megelőzése érdekében legfeljebb 30 napig megőrizheti; a tartalmat modellek tanítására nem használja.
• Backblaze, Inc.: az alkalmazás adatbázisáról és a feltöltött fájlokról készült, titkosított biztonsági mentések tárolása, EU-s (amszterdami) adatközpontban.

Harmadik országba történő adattovábbítás. A fenti adatfeldolgozók közül a Cloudflare, Inc., a Plus Five Five, Inc. (Resend), a Render Services, Inc. és a Backblaze, Inc. egyesült államokbeli vállalkozás, amely az adatokat (EU-s adatközpont választása esetén is, például támogatási vagy üzemeltetési célból) az Egyesült Államokban is kezelheti; a Google Ireland Limited és az OpenAI Ireland Limited pedig egyesült államokbeli anyavállalatán keresztül szintén kezelheti az adatokat az Egyesült Államokban. Az Egyesült Államokra nincs általános megfelelőségi határozat; a továbbítás jogalapját elsősorban az EU-USA adatvédelmi keretrendszer (Data Privacy Framework) biztosítja, amennyiben az adott szolgáltató abban tanúsított, ezen felül, illetve annak hiányában pedig az Európai Bizottság által elfogadott általános szerződési feltételek (SCC). A Cloudflare például az EU-USA adatvédelmi keretrendszerre, valamint szükség esetén az általános szerződési feltételekre támaszkodik. Az alkalmazott garanciákról másolatot a hello@konyvelve.hu címen kérhetsz.

Ahol a szolgáltató lehetővé teszi, EU-s adatközpontot választunk. Adataidat marketing célból harmadik félnek nem adjuk át.

További adatfeldolgozók az ügyfeleink megbízásából kezelt adatoknál. Ahol az ügyfelünk adatkezelői utasítása alapján, adatfeldolgozóként kezelünk adatokat (alkalmazottak, üzleti partnerek adatai), a fenti szolgáltatók közül az alkalmazás működtetésében részt vevők (Render Services, Inc., Cloudflare, Inc., OpenAI Ireland Limited, Plus Five Five, Inc. (Resend), Backblaze, Inc., Google Ireland Limited) további adatfeldolgozóként járnak el. Igénybevételükre az ügyfelünk az Általános Szerződési Feltételek 1. számú mellékletét képező adatfeldolgozási megállapodásban (elérhető a konyvelve.hu/aszf oldalon) adott általános írásbeli felhatalmazást; a további adatfeldolgozók körének tervezett változásáról az ügyfeleinket előzetesen értesítjük, és a változással szemben kifogással élhetnek (GDPR 28. cikk (2) bekezdés).

6. Cookie-k (sütik)

A weboldal biztonságos működését biztosító szolgáltatások a működéshez feltétlenül szükséges technikai adatokat és adott esetben sütiket kezelhetnek. Az alkalmazás a bejelentkezés fenntartásához feltétlenül szükséges munkamenet-sütit, ha belépéskor kéred, a böngészőt 30 napig megbízható eszközként megjegyző sütit, valamint a böngésző helyi tárhelyén egyes beállításokat (például a kiválasztott vállalkozást) használ; ezekhez nem kérünk hozzájárulást.

Statisztikai sütiket (Google Analytics) kizárólag a hozzájárulásod esetén helyezünk el; marketingcélú vagy hirdetési sütiket nem használunk. A hozzájárulást az első látogatáskor megjelenő ablakban, kategóriánként adhatod meg vagy tagadhatod meg; az elutasítás ugyanolyan egyszerű, mint az elfogadás, és elutasítás esetén is a weboldal minden funkciója elérhető. Az adatkezelés jogalapja a hozzájárulásod (GDPR 6. cikk (1) bekezdés a) pont, valamint az elektronikus hírközlésről szóló 2003. évi C. törvény 155. § (4) bekezdése).

Hozzájárulás esetén a Google Analytics rögzíti: álnevesített azonosítót, a megtekintett oldalakat és a hivatkozó oldalt, a látogatás forrását (például keresőből vagy más weboldalról érkeztél-e), az eszköz típusát, gyártóját és modelljét, a böngészőt és az operációs rendszert, az IP-címből származtatott hozzávetőleges (városszintű) helyet, valamint a weboldalon végzett interakciókat (például görgetés, kattintás külső hivatkozásra, fájlletöltés, keresés, az űrlapok használata és beküldése, köztük a várólistára való feliratkozás és a kapcsolatfelvételi üzenet elküldése; az űrlapokba beírt tartalom nélkül). Az IP-címet a Google Analytics nem tárolja. Az eseményadatokat 14 hónapig őrizzük meg. Az adatokat hirdetési célra nem használjuk: a Google-jeleket (Google signals) és a személyre szabott hirdetéseket kikapcsoltuk. A Google a mérési adatokat összesített, azonosításra alkalmatlan formában összehasonlító elemzésekhez (benchmarking) is felhasználhatja.

A hozzájárulásodat bármikor visszavonhatod az oldalak alján található „Süti-beállítások” gombbal; ekkor a Google Analytics sütijeit töröljük a böngésződből. A visszavonás nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. A döntésedet 12 hónap elteltével újra megkérdezzük.

Emellett a látogatottság alapszintű mérésére a Cloudflare süti nélküli webanalitikáját (Cloudflare Web Analytics) használjuk. Ez nem helyez el sütit és nem tárol személyazonosításra alkalmas adatot (IP-címet, egyedi azonosítót sem), kizárólag összesített oldalletöltési statisztikát készít, ezért hozzájárulás nélkül működik.

Az egyes sütik és tárolt adatok nevét, célját és élettartamát a Süti-tájékoztató tartalmazza.

7. Az érintettek jogai

Az adatkezeléssel összefüggésben az alábbi jogok illetnek meg. Az egyes jogok az adatkezelés jogalapjától és körülményeitől függően gyakorolhatók:

• Hozzáférés és helyesbítés: tájékoztatást kérhetsz a rólad kezelt adatokról, és kérheted a pontatlan adatok helyesbítését, illetve a hiányosak kiegészítését.
• Törlés: kérheted az adataid törlését; ez a jog a jogszabályi kivételek (például a ránk vonatkozó megőrzési kötelezettségek vagy jogi igények érvényesítése) keretei között gyakorolható.
• Az adatkezelés korlátozása: a törvényi feltételek fennállása esetén kérheted az adatkezelés korlátozását.
• Adathordozhatóság: a hozzájáruláson vagy szerződésen alapuló, automatizált módon kezelt adatok esetében kérheted, hogy azokat tagolt, géppel olvasható formában megkapd, vagy, ha technikailag megvalósítható, más adatkezelőnek továbbítsuk.
• Tiltakozás: a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen a saját helyzeteddel kapcsolatos okból bármikor tiltakozhatsz.
• A hozzájárulás visszavonása: a hozzájáruláson alapuló adatkezeléseknél (például a várólista vagy a statisztikai sütik) a hozzájárulásodat bármikor visszavonhatod; ez nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

Kérelmedet a hello@konyvelve.hu címen jelezheted. Kérelmedre indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb annak beérkezésétől számított 30 napon belül válaszolunk; ez a határidő a kérelem összetettségére és a kérelmek számára tekintettel a GDPR 12. cikk (3) bekezdése alapján további két hónappal meghosszabbítható, amiről az okok megjelölésével az első 30 napon belül tájékoztatunk. Ha a kérelmed nyomán nem intézkedünk, ennek okairól és a jogorvoslati lehetőségekről ugyanezen határidőn belül tájékoztatunk.

• Azonosítás: ha megalapozott kétségünk van a kérelmező személyazonosságát illetően, a kérelem teljesítése előtt a személyazonosság megerősítéséhez szükséges további információt kérhetünk; ez az adatok jogosulatlan kiadásának megelőzését szolgálja.
• Költségek: a tájékoztatást és az intézkedést díjmentesen biztosítjuk. Ha a kérelem egyértelműen megalapozatlan vagy, különösen ismétlődő jellege miatt, túlzó, a GDPR 12. cikk (5) bekezdése alapján ésszerű díjat számíthatunk fel, vagy megtagadhatjuk a kérelem teljesítését.
• Címzettek értesítése: a helyesbítésről, törlésről és az adatkezelés korlátozásáról értesítjük mindazokat a címzetteket (például adatfeldolgozókat), akikkel az adatot közöltük, kivéve, ha ez lehetetlen vagy aránytalan erőfeszítést igényel; a címzettekről kérésedre tájékoztatunk.
• Adathordozhatóság formátuma: az adatokat tagolt, géppel olvasható formátumban (például CSV vagy JSON, a bizonylatokat PDF-ben) bocsátjuk rendelkezésre.

Az adatkezelések során automatizált döntéshozatalra és profilalkotásra nem kerül sor. A Pmt. szerinti ügyfél-átvilágítás és bejelentés körében az érintetti jogok a Pmt. rendelkezései szerint, a GDPR 23. cikkével összhangban korlátozottak (lásd az „Ügyfél-átvilágítás (Pmt.)” pontot).

8. Adatbiztonság

A személyes adatok védelme érdekében megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk. Ezek közé tartozik az adatok titkosított (HTTPS) továbbítása, a szolgáltatóink által biztosított hozzáférés-korlátozás, valamint a megerősítő tokenek és a jelszavak kizárólag kivonatolt (hash) formában történő tárolása, így azok az adatbázisból nem visszafejthetők. Az alkalmazás adatait EU-s adatközpontokban tároljuk, a feltöltött dokumentumokhoz csak az arra jogosult felhasználók és munkatársaink férnek hozzá, a biztonsági mentéseket pedig titkosítva, egy független szolgáltatónál is megőrizzük.

• Szervezési intézkedések: a hozzáféréseket személyhez kötött jogosultsággal, a „szükséges és elégséges jogok” elve szerint, szerepkörönként osztjuk ki; munkatársaink és közreműködőink írásbeli titoktartási kötelezettséget vállalnak, és adatvédelmi oktatásban részesülnek; az adatkezelési tevékenységeinkről a GDPR 30. cikke szerinti nyilvántartást vezetünk.
• Technikai intézkedések: a munkatársaink által végzett módosító műveleteket naplózzuk, hogy a jogosulatlan módosítás észlelhető és visszakövethető legyen; az alkalmazás fiókjait legalább 8 karakteres jelszó és kétlépcsős azonosítás védi (új eszközről történő belépéskor e-mailben küldött, egyszer használatos kód, vagy a választásod szerint hitelesítő alkalmazás), az üzemeltetéshez használt szolgáltatói fiókjainkat pedig, ahol a szolgáltató lehetővé teszi, többtényezős azonosítással védjük; a napi biztonsági mentésekből a visszaállítást rendszeresen teszteljük.
• Adatvédelmi incidens: a kezelt adatok véletlen vagy jogellenes megsemmisülését, elvesztését, megváltoztatását, jogosulatlan közlését vagy az azokhoz való jogosulatlan hozzáférést eredményező biztonsági eseményt a GDPR 33–34. cikke szerint kezeljük: a kockázattal járó incidenst a tudomásszerzéstől számított 72 órán belül bejelentjük a NAIH-nak, a magas kockázatú incidensről az érintetteket is tájékoztatjuk, és az incidensekről, hatásaikról és az orvoslásukra tett intézkedésekről nyilvántartást vezetünk. Ha az incidens az ügyfeleink megbízásából kezelt adatokat érint, az érintett ügyfelet adatkezelőként 48 órán belül értesítjük.

9. Jogorvoslati lehetőségek

Ha úgy érzed, hogy az adatkezelés során sérültek a jogaid, elsőként hozzánk fordulhatsz. Emellett panasszal élhetsz a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál (NAIH), illetve bírósághoz is fordulhatsz. NAIH elérhetőség: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.; postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.; telefon: +36 (1) 391-1400; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu; weboldal: naih.hu.